Automatiseren binnen je bedrijf kan je een hoop tijd en geld schelen. Van het automatiseren van je administratie tot het automatiseren van je voorraadbeheer. Soms zijn er van die automatiseringstools waarvan ik denk: die zou ieder mkb-bedrijf moeten implementeren. Lees in dit blog mijn top 10 favoriete tools die jouw werk een stuk efficiënter kunnen maken.
Automatiseren binnen je bedrijf kan op heel veel vlakken. Van het maken van rapportages tot het gemakkelijk doen van tijdregistratie. Als ik bij een bedrijf binnenkom, zie ik nog veel gebeuren in een Excel-document, of zelfs nog op papier. Terwijl de computer zoveel voor je uit handen kan nemen door de juiste tools in te zetten om te automatiseren binnen je bedrijf.
> Lees ook ons blog ‘Waarom mkb-bedrijven juist nu moeten investeren in technologie’
Per onderwerp geef ik je weer wat je kunt automatiseren binnen je bedrijf en welke tools ik zelf adviseer. Er zijn veel meer tools op de markt; de tools die je hier vindt zijn voor de meeste mkb-bedrijven handig toe te passen. We haken in op de onderwerpen:
- CRM – voor het beheer van je klantgegevens
- ERP – voor de optimalisatie van je voorraadbeheer, inkoop en productieplanning
- Rapportage en BI – voor het live sturen op bedrijfsprocessen
- HR – om je personeelszaken te automatiseren, zoals salaris en verlof
- Tijdregistratie en planning – je project beheren en kosten besparen
- Office taken – alles wat je nodig hebt voor tekstverwerking, presentaties, etc.
- Projectmanagement – houd je hele team gemakkelijk aan planning en budget
- Samenwerken, brainstormen en notuleren – verbind je collega’s online
- Presentaties en visuele content – Laat het er gelikt uitzien
- Boekhouding – Geen gedoe meer met bonnetjes of Excel.
- CRM (Customer Relationship Management)
Met efficiënt klantbeheer kun je gemakkelijker je klanten tevreden krijgen en zorgen dat ze terugkeren. Door CRM-software te gebruiken, kun je eenvoudig klantinformatie bijhouden, verkoopkansen beheren en marketingcampagnes automatiseren. Dit bespaart niet alleen tijd, maar verbetert ook je klantrelatie en omzetkansen.
Denk bijvoorbeeld aan een automatisch berichtje als de apk afloopt door de autogarage. Dat zorgt ervoor dat je klant sneller terugkeert dan wanneer je als garage niets laat weten. Of een automatische mail met korting van een winkel, omdat je klant bijna jarig is.
Tips voor tools: MS Dynamics 365 Sales en AFAS
- ERP (Enterprise Resource Planning)
ERP-software bekijkt je bedrijfsgegevens en processen en geeft je inzicht zodat je snel ziet waar je efficiënter kunt werken. Of het nu gaat om voorraadbeheer, inkoop, verkoop of productieplanning, ERP-systemen helpen bij het verbeteren van je bedrijfsmiddelenplanning. Het brengt je verkoop, inkoop en magazijnbeheer samen en kan zelfs over filialen heen kijken om alles aan elkaar te verbinden.
Tips voor tools: Dynamics 365 Business Central, Exact, AFAS
- Rapportage en BI (Business Intelligence)
Met BI-tools kun je data omzetten in inzichten, wat essentieel is voor strategische besluitvorming. Automatiseer je rapportages en krijg live inzicht in je bedrijfsvoering, zonder dat je zelf data hoeft te verzamelen en te analyseren. Deze tools helpen je snel beslissingen te nemen op basis van data die rechtstreeks uit je bedrijf komt. Complexe informatie wordt helder getoond in grafieken en dashboards. Handig voor echte ‘aha-momentjes’.
Tips voor tools: QlikSense, Power BI, Tableau, Domo
- HR (Human Resources)
HR-automatisering helpt je om personeelszaken efficiënter te beheren, van salarisadministratie tot werving en selectie. En van performance management tot verlofregistratie. Dit soort tools maken HR-taken eenvoudiger en zorgen dat jij beter kunt sturen.
Tips voor tools: AFAS, BCS, SD Worx
- Tijdregistratie en planning
Effectieve tijdregistratie en planning zijn cruciaal voor productiviteit en kostenefficiëntie. Automatiseren binnen je bedrijf in deze processen helpt je om projecten beter te beheren en middelen efficiënter in te zetten.
Tools kunnen je bijvoorbeeld helpen met het bijhouden van gewerkte uren. Laat de timer lopen, zodat jij niets meer handmatig hoeft te noteren. Je kunt ook je klanten inzicht geven in gemaakte uren per project. En wat dacht je van de mogelijkheid om roosters te plannen? Handig als je in ploegendiensten werkt.
Tips voor tools: PC-time, Shiftbase
- Office werk
Of het nu gaat om tekstverwerking, spreadsheets, of presentaties, moderne office pakketten maken het je een stuk gemakkelijker. Aangevuld met cloudopslag en samenwerkingsfuncties, kun je ook gemakkelijk vanuit huis in hetzelfde document werken als je collega’s.
Tips voor tools: Microsoft 365, Google Docs
- Projectmanagement
Houd projecten op schema en binnen budget met projectmanagementtools. Deze tools helpen je om taken toe te wijzen, deadlines bij te houden en de voortgang van projecten te monitoren. Je kunt projecten eenvoudig beheren en voortgang gemakkelijk volgen. Handig voor zowel grote als kleine projecten.
Tips voor tools: Trello, Microsoft Project
- Samenwerken, brainstormen en notuleren
Effectieve samenwerking is essentieel voor succes. Tools voor notuleren, brainstormen en actielijsten helpen jouw team om georganiseerd te blijven en ideeën vast te leggen. Het bijhouden van taken en actielijsten hoort ook vaak tot de mogelijkheid. Het lekkere daarvan: je kunt letterlijk taken afstrepen. Een beter gevoel dan dat is er bijna niet, toch.
Tips voor tools: Microsoft Loop, Microsoft ToDo
- Presentaties en visuele content
Loop je wel eens te etteren met het visuele stuk van een presentatie of een afbeelding voor je social media post? Gebruik tools om eenvoudig professionele presentaties en social media-afbeeldingen te maken, of zelfs lichte bewerkingen aan foto’s te doen.
En dat allemaal, zonder dat je designervaring nodig hebt. Tools bevatten vaak sjablonen, waardoor jij alleen nog maar de inhoud hoeft te geven, zonder je druk te maken over uiterlijk en lay-out.
Tip voor tools: Canva
- Boekhouding
Vooral voor zzp’ers en kleinere mkb-bedrijven zijn geautomatiseerde boekhoudsoftware een uitkomst. Het helpt bij het bijhouden van inkomsten, uitgaven en belastingaangiftes.
Je kunt je offertes en facturen ermee versturen in je eigen huisstijl. En je kan automatisch bijhouden of facturen zijn betaald. Heeft een klant je betalingstermijn gemist? Dan sturen dit soort tools vaak automatisch een herinnering, zodat jij geen geld misloopt.
Tips voor tools: Snelstart, Informer, Moneybird
Automatiseren binnen je bedrijf kan tijdwinst opleveren
Tijdwinst, welke ondernemer wil dat nu niet. Puur door repetitieve taken te optimaliseren en automatiseren binnen je bedrijf. Bedenk eens welke taken binnen jouw bedrijf nog handmatig gaan en veel tijd kosten. Ik weet dat ze een stuk sneller kunnen, als je de taak automatiseert.
Plan gerust een afspraak met mij in. Dan kom ik vrijblijvend kennis met je maken en kijk ik waar ik automatiseringskansen zie voor jouw bedrijf.
