Personeel werven is voor veel bedrijven een dagtaak geworden. De horeca draait overuren, zorgmedewerkers zitten op hun tandvlees en ook in de logistiek en het onderwijs is het lastig om een nieuwe collega te vinden.
Waarschijnlijk stel je jezelf vaker de vraag: hoe los ik dat personeelstekort op? Harder zoeken heeft niet altijd zin. Vaak is mijn antwoord: kijk anders. Kijk hoe je werk slimmer kunt organiseren. Digitalisering kan je helpen om minder personeel nodig te hebben en je huidige mensen sneller en efficiënter te laten werken.
In dit blog laat ik je vijf herkenbare voorbeelden zien die ik in de praktijk tegenkom. Geen toekomstmuziek, maar praktische toepassingen die direct druk kunnen wegnemen.
Casus 1: Bestellen via QR op het terras
Ik zit graag op een terras, zeker als de zon zich laat zien. Maar ik zie het daar ook steeds vaker misgaan. Gasten die lang moeten wachten, personeel dat zich rot rent en ontevreden klanten die zichtbaar gefrustreerd zijn. Laatst liep er zelfs iemand boos weg, nadat hij 3 kwartier op een simpel broodje kroket zat te wachten…
Sommige horecazaken houden al een deel van hun terras dicht. Maar er is nog een oplossing. Laat je klanten bestellen via een QR-code. Gasten scannen een code op tafel of op je menukaart, kiezen zelf hun bestelling en betalen direct. Ja, je levert iets in op persoonlijk contact, maar de winst is duidelijk:
- Snellere doorloop van je tafels;
- Minder wachttijd voor klanten;
- Je haalt werk bij je medewerkers weg, waardoor ze meer gasten kunnen helpen.
Voor ondernemers betekent het vooral: met minder mensen tóch een goed draaiend terras. En die glimlach naar je klant, zet je gewoon extra op zodra je de bestelling komt brengen.
Hoe je dit inregelt?
Ik kan je helpen door de QR-codes te verbinden met je bestelsysteem en betaalsysteem.
Casus 2: Spraakgestuurde rapportages in de zorg
In de zorg is personeelstekort misschien wel het meest voelbaar. Er is een schrijnend tekort aan handen aan het bed, terwijl administratieve druk vaak nog toeneemt.
Een aantal zorginstellingen gebruikt al technologie als spraakgestuurde rapportage. Verzorgenden spreken hun observaties en bevindingen in via een app, direct na een zorgmoment. De software zet dit automatisch om in tekst en koppelt het aan het juiste dossier.
Resultaat?
- Minder tijd achter de computer;
- Minder vergeten informatie;
- Meer tijd voor persoonlijke aandacht.
En minstens zo belangrijk: medewerkers hebben meer werkplezier.
Hoe je dit regelt?
In de zorg zijn steeds meer handige tools om de administratiedruk te verminderen. Vaak zijn ze aan te sluiten op je cliëntdossiers. Ik help je graag een applicatie uitkiezen die past bij de manier van werken van jouw medewerkers.
Casus 3: Urenregistratie & verlof aanvragen
In sectoren als de bouw, zorg, horeca of logistiek is de administratie rond gewerkte uren en verlof vaak een bron van frustratie. Vergeten briefjes, misverstanden, een college van planning die in z’n eentje alles moet bijhouden…
Gelukkig is er een simpele oplossing: laat medewerkers zelf hun uren digitaal bijhouden. Via een digitale tool boeken ze hun uren, vragen ze verlof aan of wisselen ze diensten. Geen Excel-documentjes meer bijhouden, waar een fout snel insluipt. De planner of leidinggevende hoeft alleen nog goed te keuren.
Voordelen:
- Minder administratie;
- Snellere goedkeuring;
- Meer eigenaarschap bij medewerkers.
Een dergelijke tool geeft managers direct inzicht in bezetting, beschikbaarheid en overuren. Schiet er nu door je hoofd dat zo’n tool veel te duur is? Denk dan eens aan de tijd die vrijkomt bij de collega die normaal al die planningen bijhield.
Hoe je dit regelt?
Er zijn verschillende tools die je kunnen helpen bij het digitaal bijhouden van uren. Van gratis tot een vast bedrag per maand dat oploopt naarmate je meer kan met een tool. Ik laat je graag de mogelijkheden zien, regel het systeem dat bij jouw organisatie past voor je in én help je op weg met de uitleg richting collega’s.
Casus 4: Chatbots zijn slimmer dan je denkt
Een chatbot klinkt misschien als iets waar alleen grote bedrijven iets aan hebben. Of je denkt misschien aan die frustrerende bots die nooit je vraag begrijpen. Maar chatbots worden steeds slimmer en kunnen de druk op personeel verlagen. Stop maar met personeel werven.
Heb je bedrijf met een klantenservice? De chatbot stuurt het bericht van je klant automatisch naar de juiste afdeling én koppelt er realtime data aan: hoeveel meldingen krijg je op dit onderwerp, bijvoorbeeld? De chatbot neemt de druk van je klantenservice weg. Bovendien zie je direct waar informatie naar je klant beter kan. Zo hoef je minder personeel te werven én heb je data om je bedrijf te sturen.
De voordelen:
- Geen extra personeel meer werven voor de afdeling klantenservice;
- Sneller inefficiëntie en fouten uit je systeem;
- Data om op te sturen.
Wil je dit ook geregeld hebben?
Laat mij met je meekijken op jouw klantenservice. Wat voor vragen komen er binnen? Welke processen kunnen we digitaliseren; welke vragen worden vaak gesteld, die we gemakkelijk digitaal kunnen laten beantwoorden? Maar let op: niet elke vraag kan digitaal beantwoord worden. Ik help je op weg richting een chatbot én het digitaliseren van de juiste vragen en antwoorden.
Casus 5: Sneller onderweg
Laten we ook eens kijken naar bedrijven die veel onderweg zijn. Een logistiek bedrijf, bijvoorbeeld. Of wellicht heb je een zorgorganisatie waarbij jouw collega’s van de ene naar de andere patiënt rijden. Waarschijnlijk werkt er iemand hard aan de route die ze kunnen rijden. Welk adres bezoek je eerst? Welke daarna? Iedere avond bereid je collega de route voor de volgende dag voor. Dat kost veel werk. En dan hebben we het nog niet eens over ad hoc wijzigingen die er soms zijn.
AI-tools kunnen een hoop werk uit handen nemen. Laat ze de efficiëntste routes berekenen op basis van verkeer, aflevermomenten en zelfs prioriteit in pakketten of patiënten. Grote spelers zoals DHL, PostNL en Coolblue doen het al jaren. Maar juist ook kleinere bezorgdiensten of zorgbedrijven kunnen hier veel winst boeken en hoeven zo minder personeel te werven.
Het resultaat:
- Je bespaart tijd;
- Verspilt minder brandstof;
- En heb minder frustratie bij klanten,
zonder het werven van extra personeel.
Hoe regel je dit?
Het ligt aan de branche waar je in werkt, welke tool voor jou het beste is. Ik adviseer je er graag over en zorg dat de druk van de ketel gaat op jouw planningsafdeling.
Personeel werven? Denk eerst aan digitaliseren
Personeel werven is belangrijk, maar slimmer werken is minstens zo essentieel. Of je nu actief bent in de horeca, zorg, logistiek of onderwijs, digitalisering is geen luxe meer. Het is noodzaak als je de druk voelt van personeelstekort en moeite hebt om nieuwe medewerkers te vinden.
Digitalisering maakt het werk lichter, leuker én aantrekkelijker voor nieuwe medewerkers. Ze zijn minder tijd kwijt aan repeterende taken. En in sommige gevallen heb je zelfs minder mensen nodig dan je denkt.
Wil je weten hoe digitalisering jouw personeelstekort kan verlichten? Of hoe jij met minder mensen toch meer voor elkaar krijgt? Plan gerust een vrijblijvende afspraak met mij in. Ik denk graag met je mee over praktische oplossingen die nú al werken.
