7 veelgemaakte fouten bij automatisering in bedrijven en hoe je deze kunt vermijden

Automatisering biedt enorm veel kansen. Ook voor jouw bedrijf. Het zorgt dat repeterende taken uit handen van je collega’s gehaald worden, zodat zij zich op andere zaken kunnen focussen. Het kan zorgen voor efficiëntie. Voor een voordeel op je concurrenten. En voor groei van je bedrijf. Het maakt ons werk een stuk eenvoudiger. Mits goed geïmplementeerd.

Want voordat je enthousiast begint met het implementeren van geavanceerde automatiseringsoplossingen, wijs ik je graag op de veelvoorkomende valkuilen die bedrijven maken. Het zijn fouten bij het toepassen van automatisering die aan de ene kant geld kunnen kosten en aan de andere kant zorgen dat je geautomatiseerde proces niet goed loopt. Na het lezen van dit blog weet je hoe jij de veelgemaakte fouten bij de implementatie van automatisering kunt voorkomen.

Dit zijn de meest gemaakte fouten bij automatisering binnen bedrijven:

1. Geen planning
   Een van de meest voorkomende fouten die ik zie bij bedrijven, is dat ze zonder goede planning beginnen met automatiseren. Erg verleidelijk natuurlijk, om direct in de uitvoering te duiken. Maar zonder een duidelijke strategie en vastgestelde doelstellingen, loop je het risico op inefficiëntie en kan het zijn dat je automatiseringsoplossing niet de optimale resultaten oplevert. Bedenk dus eerst wat je precies wilt gaan bereiken en in welke stappen je dat kunt uitvoeren. Houd je stappen klein en ga ze zetten.

   Houd wel in je achterhoofd dat automatiseren altijd maatwerk is. Het kan daardoor voorkomen dat de praktijk anders is dan we vooraf bedacht hadden. Een flexibele houding in je planning is daarom belangrijk.

2. Capaciteit overschat van automatisering
   Hoewel automatisering veel voordelen biedt, is het belangrijk dat je weet dat het niet álles kan. Sommige taken zijn niet geschikt voor automatisering of vereisen dat je collega’s tussendoor nog een menselijke handeling verrichten. Vaak wordt gedacht dat automatisering 100% werk uit handen neemt. Dat klopt dus niet altijd. Stel vooral realistische verwachtingen als je wilt gaan automatiseren.

Even sparren wat er voor jouw bedrijf realistisch is? Neem vrijblijvend contact op.

3. Onvoldoende betrokkenheid
   Mensen zijn de sleutel tot het succes van automatiseringsprojecten. Wat ik vaak fout zie gaan, is dat men de wensen en feedback van medewerkers niet altijd meeneemt. Dat zorgt voor weerstand, collega’s die het systeem niet accepteren en uiteindelijk voor mislukking van je project.

   Daarom is het belangrijk dat je alle belanghebbenden actief betrekt bij je project. Ga ik aan de slag met automatisering bij mijn klanten, dan vraag ik de mensen op de werkvloer altijd naar hun huidige werkwijze, naar hun wensen en behoeftes. Dat doe ik ook na de implementatie, zodat we het optimale uit een systeem kunnen halen. Jouw medewerkers en collega’s zijn de specialisten in hun eigen proces. Ze weten precies waar de schoen wringt en wat er gemakkelijker kan. De kunst is om dat naar boven te halen.

4. Geen goede training
   Je hebt je planning gemaakt, de wensen van je gebruikers opgehaald en nu is het tijd dat je collega’s met het systeem gaan werken. Meteen aan de slag, denk je. Niet doen! Zelfs de meest geavanceerde automatiseringsoplossingen kunnen falen als medewerkers niet over de juiste kennis en vaardigheden beschikken om ze effectief te gebruiken.

   Zorg daarom voor een uitgebreide training en ondersteuning van je collega’s die de systemen gaan gebruiken. Dan zul je veel eerder de gewenste resultaten van je automatiseringsoplossingen zien. En bedenk vooraf of je die training oppakt na de implementatie, of dat je je mensen vooraf al kunt meenemen, zodat ze er klaar voor zijn als jij alles geïmplementeerd hebt.

   Wat goed werkt is een groep van kerngebruikers aan te stellen. Zij kunnen andere collega’s meenemen in de veranderingen, maar ook nieuwe medewerkers op weg helpen, bijvoorbeeld. Alle opgedane kennis uit je organisatie rondom de automatisering krijgt zo een plekje in je organisatie.

5. Je maakt de automatisering te ingewikkeld
   Sommige bedrijven hebben een visie om efficiënter te werken door heel complexe automatiseringsoplossingen te zoeken. Maar hoe meer complex je oplossingen zijn, hoe meer problemen er kunnen ontstaan. Houd het simpel. En zorg dat de systemen vooral gebruiksvriendelijk zijn voor je klanten en collega’s. Je hoeft niet altijd voor de allergrootste slag te gaan. Ook een heel kleine stap automatiseren levert je al veel op.
   
   

6. Onvoldoende aansluiting op bestaande processen
   Je automatiseringsoplossing is het meest effectief wanneer je het naadloos laat aansluiten op je bestaande systemen en processen. Denk je daar van te voren niet genoeg over na, dan zie ik vaak dat systemen met werkwijzen botsen.

   Als bijvoorbeeld gegevens niet gedeeld kunnen worden tussen twee systemen, kan dat zorgen voor miscommunicatie tussen afdelingen binnen je organisatie. En wellicht krijg je zelfs waardevolle inzichten niet goed naar voren. Zoek daarom altijd naar oplossingen die goed aansluiten op je bestaande systemen en processen.

7. Onvoldoende aandacht voor beveiliging en privacy
   In een tijdperk waarin gegevensbeveiliging en privacy hoog op de agenda staan, is het belangrijk dat je genoeg aandacht hebt voor de beveiliging van je systemen en de data die je erin stopt en eruit haalt. Doe je dat niet, dan heb je kans op gegevenslekken, compliance-problemen en reputatieschade voor je bedrijf. Zorg er daarom voor dat beveiliging en privacy vanaf het begin worden ingebouwd in je automatiseringsstrategie.

    

Je kent nu de veelgemaakte fouten bij automatisering in bedrijven. Fouten zijn snel gemaakt. Denk je erover na om delen van jullie werk te automatiseren, schroom dan niet om mij een belletje te geven. Ik denk graag vrijblijvend met je mee, om te zorgen dat je bovengenoemde fouten ook echt voorkomt en je de vruchten kan plukken van automatiseringsoplossingen.