Een transportbedrijf wat zich bezighoudt met (bouw)afval had te maken met veel administratieve stappen, die ze nog vooral op papier uit voerden. Ze zagen de wereld om zich heen digitaliseren en schakelden ons in om te onderzoeken wat deze nieuwe technieken voor hen kunnen betekenen.
De uitdaging
Als je je bezig houdt met (bouw)afval krijg je veel te maken met wetten, regels en vooral administratie. De werkwijze van deze organisatie bestond daarom uit veel stappen. Hierbij werd veel op papier afgehandeld. Ze zagen de wereld om zich heen digitaliseren en wilden op zoek naar een manier om dit soort nieuwe technologieën toe te passen binnen hun proces.
Onderzoeken
In gesprek met deze organisatie verdiepte we ons in hun werkwijze. In de afvalwereld is het vanuit Europese regelgeving verplicht om vrachtbrieven bij te hebben waarop staat wat je vervoert. Ook hadden de chauffeurs formulieren bij waar informatie op staat over de klant, opdracht en factuur waar het brengen en ophalen van de containers op wordt geregeld. Deze formulieren en vrachtbrieven werden handmatig geprint en verwerkt. Om dit proces efficiënter en simpeler te maken gingen we op zoek naar mogelijke hardware en software waardoor printen in de toekomst niet meer nodig zou zijn. We kwamen er in de marktverkenning achter de techniek nog niet zover was om al deze onderdelen te digitaliseren. Wel bleek dat er mogelijkheden zijn om de stappen na het ophalen van de vracht digitaal af te kunnen handelen.
Ontwerpen
We begonnen met het ontwerpen van het nieuwe proces. We kozen een partij met de juiste hardware voor in de vrachtwagen en kwamen uit op een boordcomputer met printer. Het plan was om de chauffeurs op dit scherm dezelfde informatie te laten invullen als op het fysieke formulier. In plaats van dagelijks 200 handgeschreven bonnen die door de administratie verwerkt moeten worden, kan dit met behulp van deze technologie live worden bijgewerkt in de administratie. Zo kwamen we tot nog een mogelijkheid: veel klanten betalen voor de duur dat een container ergens staat. Door de chauffeurs de nodige data (datum, adres, containernummer, … ) meteen te laten invullen kunnen deze huurfacturen automatisch opgemaakt worden.
Implementeren
Hoe zorg je er dan voor dat chauffeurs en administratie met deze nieuwe techniek willen en kunnen gaan werken? Om de weerstand zo klein mogelijk te maken hebben we de medewerkers actief betrokken bij de ontwikkeling van de applicatie. Samen met een werkgroep van chauffeurs en administratief medewerkers gingen we op zoek naar de juiste vragen en handelingen die moeten verschijnen op het scherm. Na een aantal sessies ontwikkelden we een klikbare demo zodat iedereen precies wist wat ze van het nieuwe systeem konden verwachten. Na de implementatie van deze techniek heeft deze organisatie niet alleen succesvol een deel van het proces kunnen automatiseren, maar zo is deze organisatie ook voorbereid op verdere mogelijke digitaliseringslagen wanneer deze technologie verder door ontwikkelt.
