Als je ruim 200 opdrachten tegelijk hebt lopen is het belangrijk dat iedereen overzicht blijft houden. Daarom vroeg deze organisatie in de bodemsanering ons om een planningstool te integreren in hun nieuwe systeem. Door samen naar de bedrijfsprocessen te kijken bleek een applicatie op maat beter te passen bij de behoeften binnen de organisatie.
De uitdaging
De werkzaamheden van deze organisatie bestaan uit veel losse opdrachten waarbij veel wordt samengewerkt met externe partijen. Medewerkers moeten daarom goed in beeld houden wat er nog moet gebeuren en welke opdrachten al klaar zijn. Wij werden gevraagd om een nieuw (ERP) systeem te implementeren. De planningstool hiervan wilden ze ook gebruiken om overzicht te houden over alle lopende projecten.
Onderzoeken
Bij ProConsu vinden we het belangrijk dat oplossingen aansluiten bij jouw bedrijf en processen. Omdat deze bij elk bedrijf anders zijn ingericht houden we interviews om deze in kaart brengen. Tijdens deze gesprekken bleek al snel dat de planningstool in deze organisatie eigenlijk niet gebruikt wordt waarvoor deze bedoeld is. Zo kwam een onderliggende behoefte aan het licht: ze wilden de planning niet gebruiken om te plannen, maar om te zien wat er nog moet gebeuren. We kwamen samen met de organisatie tot de conclusie dat er een andere oplossing nodig is die beter aansluit bij hun behoeften: een takenlijst met begin en einddatums die je kunt afstrepen als je er een klaar hebt.
Ontwerpen
We bedachten en ontwikkelden een applicatie ondersteund door een excel rapport waarmee de medewerkers van verschillende afdelingen in een oogopslag kunnen zien wat de status van een opdracht is. Deze koppelden we aan hun nieuwe systeem. Om ervoor te zorgen dat de tool precies aansluit bij de stappen die voor een opdracht genomen moeten worden zijn we begonnen met het uitdenken van de verschillende statussen. Zo kreeg elke afdeling, bijvoorbeeld planning, administratie en vergunningen, een eigen status. Deze fungeren als het ware als een bakje met taken die nog gedaan moeten worden. Als een afdeling een taak afgerond heeft kan ze deze afvinken en komt de opdracht in het bakje van de volgende afdeling te liggen. Zo weet iedereen hoe het ervoor staat en wie de opdracht verder kan oppakken.
Implementeren
De medewerkers hoeven nu dus niet meer een planningsoverzicht te maken zoals ze gewend waren. En in plaats van elkaar te mailen om aan te geven dat er iets moet gebeuren kunnen ze dit doen in de applicatie zelf. Dit vraagt om een nieuwe werkwijze. En zo’n verandering gaat niet vanzelf. Optimaliseren gaat dan ook niet om de techniek, maar om hoe deze gebruikt wordt door de mensen binnen de organisatie. Hierom hebben we extra begeleiding geboden om mensen op de werkvloer aan de hand te nemen om aan de applicatie te wennen. Intussen vinkt iedereen taken af en is deze takenlijst een centraal onderdeel in hun nieuwe proces.
