Vraag jij je wel eens af hoe je als bouwbedrijf je processen kan optimaliseren? Onlangs had ik een boeiende klus bij een middelgroot bouwbedrijf. Zij voeren sanerings- en bodemonderzoeken uit. Klinkt misschien niet meteen spannend, maar het was een perfect voorbeeld van hoe je processen kunt stroomlijnen en tijd kunt besparen. Laat ik je meenemen in hun verhaal en je laten zien wat jouw bedrijf hieruit kan leren om zelf slimmer te werken.
Mijn klant heeft een enorme hoeveelheid kleine projecten, vaak met een doorlooptijd van slechts drie tot vijf dagen. Klinkt overzichtelijk, toch? Maar niets is minder waar. Om überhaupt te mogen graven, moeten er vergunningen, meldingen en andere formaliteiten geregeld worden. Een gemiste stap kan zomaar betekenen dat een project onnodig stagneert.
Van Excel-macro’s naar een slimmere aanpak
Tijdens het uitpluizen van hun processen ontdekte ik dat veel van hun administratieve taken draaiden op een Excelbestand met macro’s. Dat was kwetsbaar – macro’s worden straks niet meer ondersteund door Microsoft. Mijn advies was dan ook om dit moment van verandering te gebruiken. Laten we niet alleen de macro’s vervangen, maar ook andere inefficiënte stappen in één klap aanpakken. Met een toekomstbestendig systeem kun je niet alleen sneller werken, maar ook fouten en vertragingen voorkomen.
Inefficiënte afronding van projecten
Een van de inefficiënte stappen die ik zag, was tijdens de projectbespreking. Dit bedrijf gebruikte een lange, handmatig gemaakte lijst van projecten in hun besprekingen. Als er in het overleg werd besproken dat een project afgerond kon worden, duurde het vaak 1,5 week voordat het daadwerkelijk administratief afgesloten was. Het handmatig verwerken van die afronding kostte veel tijd en zorgde ook dat er wel eens fouten in het proces liepen.
Dit hebben we gedaan:
- Automatisch projecten afsluiten
In plaats van een lange handmatige lijst van projecten en veel tijd tussen een overlegmoment en het daadwerkelijk afsluiten van een project, heb ik een proces ingericht met Microsoft Business Central. Nu, tijdens een projectbespreking, kunnen ze in Power BI direct op een knop drukken. Binnen vijf minuten verwerkt het systeem de afsluiting automatisch.
Resultaat? De administratiemedewerkster hoeft niet meer met lijsten te werken en direct na een boeking kunnen ze een afsluiting nu automatisch doen. Dat scheelt tijd en voorkomt fouten.
- Fouten voorkomen:
Voorheen was er een risico dat een project mondeling “afgesloten” werd, terwijl er later toch nog kosten aan gekoppeld waren, doordat het administratief nog niet verwerkt was. Dat zorgde voor verschillen in de financiële resultaten – en veel zoekwerk om die fouten te corrigeren. Dankzij de nieuwe oplossing zijn deze fouten verleden tijd.
- Meer overzicht, minder werkdruk
Het hele team heeft nu direct inzicht in welke projecten afgesloten kunnen worden. Dat overzicht helpt niet alleen bij het nemen van beslissingen, maar geeft de administratiemedewerker ook ruimte voor andere taken.
Techniek én mensen meenemen
Wat deze klus zo leuk maakt, is dat het meer is dan alleen de techniek. Ja, ik zorg ervoor dat het systeem goed werkt en toekomstbestendig is. Maar minstens zo belangrijk vind ik het om het team mee te nemen in deze verandering.
Het bouwbedrijf heeft niet alleen technisch systeem, maar ik heb ook met het team meegedacht over hoe ze slimmer en efficiënter kunnen werken. Door medewerkers te betrekken bij de keuzes en uit te leggen wat er gebeurt, staan ze volledig achter de verandering.
En dat werkt. Nu hebben ze niet alleen een oplossing voor hun Excel-probleem, maar een werkwijze die hen tijd, energie en fouten bespaart.
Wat levert dit op?
Voor dit bouwbedrijf betekent de automatisering niet alleen tijdwinst, maar ook minder stress. Geen handmatige lijsten meer, geen foutgevoelige processen en geen frustraties door verschillen in de cijfers. De administratiemedewerker heeft meer tijd voor andere belangrijke taken en het hele team kan zich richten op wat echt telt: hun projecten soepel laten verlopen.
Wat kan automatisering voor jouw bedrijf betekenen?
Dit soort projecten laat zien wat er mogelijk is als je processen slim inricht. Of het nu gaat om de bouw, of een andere sector: er zijn altijd kansen om slimmer te werken. Benieuwd wat automatisering voor jouw bedrijf kan betekenen? Neem gerust contact met mij op – ik denk graag met je mee!
