Hoe je tijd en geld bespaart in het mkb door te automatiseren

Besparen

Automatiseren: misschien klinkt het ingewikkeld of prijzig, maar het kan jouw bedrijf enorm helpen om tijd en kosten te besparen. In dit blog neem ik je mee in hoe automatiseren precies werkt, wat het kost en wat het je oplevert. Met praktische voorbeelden laat ik zien hoe je slimmer kunt werken door taken te automatiseren.

Automatisering betekenis

Wat bedoelen we eigenlijk met automatiseren? Volgens de Dikke Van Dale is de betekenis van automatisering: “het overstappen op computers.” Dit houdt in dat we taken, van klein tot groot, overdragen aan machines of computers. Hierdoor heb je minder menselijke input nodig en gaan taken een stuk efficiënter. Je kunt automatisering toepassen in elke branche. Of het nu gaat om het versturen van factuurherinneringen of het optimaliseren van klantcommunicatie, de mogelijkheden zijn eindeloos!

Geld besparen met automatiseren

Door te automatiseren kun je je operationele kosten flink verlagen. Denk aan die tijdrovende, handmatige taken die jij of je medewerkers nu doen. Door repetitieve klussen te automatiseren, bespaar je niet alleen op arbeidskosten, maar verhoog je ook de nauwkeurigheid van je processen. Dit betekent dat je meer tijd overhoudt voor ander werk. Of het nu gaat om boekhouding, voorraadbeheer of klantcommunicatie, automatisering zorgt ervoor dat deze processen sneller en beter verlopen.

Automatisering voorbeelden

Laten we eens kijken naar enkele praktische voorbeelden van automatisering:

Boekhouding: met een boekhoudsysteem dat automatisch herinneringen stuurt als een factuur niet op tijd is betaald, maak je opvolging een stuk eenvoudiger. Dit verhoogt de kans dat je geen geld misloopt, zonder dat je zelf moet gaan mailen of bellen.

Productiebedrijf
: denk aan een productiebedrijf dat met sensoren werkt om de voorraad te monitoren. Het systeem kan automatisch bestellingen plaatsen wanneer het voorraadniveau laag is, zodat er geen onderbrekingen in de productie plaatsvinden omdat je een keer naast je voorraad grijpt.

Museum: door met tijdsloten te werken, kan een museum het aantal bezoekers beheren. Automatisering voorkomt dat ze te veel mensen tegelijkertijd toelaten.

Wil je meer weten over specifieke taken die je in jouw bedrijf kunt automatiseren? Bekijk dan ook ons uitgebreide blog over de top 10 taken om te automatiseren binnen het mkb.

Wat kost automatiseren?

De kosten van automatisering kunnen behoorlijk uiteenlopen, afhankelijk van het systeem dat je kiest en de complexiteit van de processen. Hier zijn een paar belangrijke kostenposten om in gedachten te houden:

Softwarelicenties of abonnementen: voor kleinere, gebruiksvriendelijke tools zoals tijdregistratiesoftware of boekhoudpakketten betaal je vaak een abonnementsprijs per gebruiker.

Implementatiekosten: dit omvat de opzet van het systeem en training van medewerkers. Basissystemen zijn vaak snel te installeren, maar complexe systemen als ERP (Enterprise Resource Planning, waarmee je verschillende bedrijfsprocessen integreert) en CRM (Customer Relationship Management, voor het beheren van klantrelaties) vereisen meer voorbereiding en hogere investeringen.

Onderhoud en updates: vooral bij grote systemen moet je rekening houden met onderhoudskosten om het systeem soepel en up-to-date te houden. Kleinere software heeft ook updates, maar daar hoef je niet veel tijd en geen geld voor te reserveren.

Hoe bespaar je tijd met automatiseren?

Automatiseringstools nemen routinetaken van je over, waardoor jouw team meer tijd heeft voor bijvoorbeeld strategische werkzaamheden. Of het nu gaat om administratieve processen, projectbeheer of voorraadcontrole, automatisering kan je team uren werk besparen en voorkomt fouten. Dit zorgt ervoor dat je tijd overhoudt voor klantgericht werk.

Voorbeelden tijdbesparende automatisering

Laat ik je ook een aantal voorbeelden geven van hoe automatiseren tijd kan besparen:

Autobedrijf: stel je voor dat een autobedrijf elk jaar automatisch een e-mail stuurt naar klanten om hen eraan te herinneren dat hun apk eraan komt. Dit bespaart tijd voor de medewerkers én vergroot de klantloyaliteit.

Gezondheidszorg: een geautomatiseerd systeem kan bloedwaardes rechtstreeks in het cliëntdossier invoeren. Dit bespaart verpleegkundigen tijd aan administratieve taken en verkleint de kans op fouten.

Hoeveel tijd kost het om te automatiseren?

De tijd die je nodig hebt om automatisering te implementeren, verschilt per type systeem. Terwijl sommige software snel en eenvoudig te installeren is, vereisen meer uitgebreide systemen zoals ERP en CRM vaak een langere implementatieperiode en training van medewerkers. Er zijn een paar dingen die de implementatieduur kunnen beïnvloeden:

Medewerkerstraining: zoals we hierboven al schetste: voor eenvoudige software is een korte training vaak voldoende, maar complexe systemen vereisen meestal uitgebreidere training en aandacht en begeleiding op de werkvloer.

Overgangsperiode: bij grote automatiseringen heb je vaak een fase waarin bestaande data naar het nieuwe systeem worden overgezet.

Testfase: een testperiode helpt om eventuele problemen op te lossen en het systeem te optimaliseren voor de uiteindelijke ingebruikname.

Automatisering: een slimme investering voor het mkb

Ik geloof echt dat automatiseren jouw mkb-bedrijf kan helpen om slimmer te werken en kosten te verlagen. Met een goede planning en de juiste tools kan automatiseren een investering zijn die zich op termijn zeker terugverdient.

Wil je ontdekken welke automatiseringsmogelijkheden geschikt zijn voor jouw bedrijf? Neem gerust contact op, dan kijken we samen naar de beste opties voor jou!

Lees ook

Automatiseren: misschien klinkt het ingewikkeld of prijzig, maar het kan jouw bedrijf enorm helpen om tijd en kosten te besparen. In dit blog neem ik je mee in hoe automatiseren precies werkt, wat het kost

Heb je van die klussen die je eigenlijk veel te veel tijd kosten? Of klussen waar je beslissingen maakt op intuïtie? Door digitalisering kan je vaak veel efficiënter werken. Lees hoe je in 7 stappen