Wil je jouw bedrijfsprocessen verbeteren, maar weet je niet waar te beginnen? In dit blog leg ik je uit welke data je nodig hebt, hoe je het kunt analyseren en welke acties je kunt ondernemen om efficiënter te werken. Lees snel verder!
Stap 1: bedenk welke bedrijfsprocessen je wilt verbeteren
Om te weten welke data je nodig hebt, is het handig om eerst een doel te stellen. Wat wil je precies verbeteren? Wil je je kosten verlagen, je planning strakker krijgen, of bijvoorbeeld je klanttevredenheid verhogen? Als je dit scherp hebt, wordt het makkelijker om te bepalen waar je op moet focussen.
Voorbeeld uit de praktijk:
Een productiebedrijf plant resources voor de productie van gesneden groenten. Elke bestelling die hij binnenkreeg vroeg om een andere workload en aantal mensen dat daaraan werkt. Elke dag dus een enorme puzzel die veel tijd kostte. Zijn doel werd: beter inzicht welke mensen met welke competenties wanneer inzetbaar zijn, zodat hij het personeel slimmer kon indelen. Dit werd de basis voor het verzamelen en analyseren van zijn data.
Stap 2: vind de juiste data binnen je bedrijf
Vraag je je nu af hoe je aan data komt? Je hebt waarschijnlijk al meer data in huis dan je denkt. Hier zijn een paar plekken waar je data kunt vinden:
Je kassasysteem: hierin zie je welke producten het best verkopen, op welke tijden de meeste klanten komen en wat de gemiddelde besteding per klant is.
Je website: tools zoals Google Analytics geven inzicht in wie je klanten zijn, waar ze vandaan komen en wat ze precies zoeken.
Je processen: kijk naar waar dingen vaak vastlopen of onnodig veel tijd kosten.
Externe bronnen: denk aan branche-informatie, klantbeoordelingen, of zelfs weerdata als dat voor jouw bedrijf relevant is.
Praktische tip: begin met de data die je al hebt. Het is verleidelijk om meteen nieuwe tools of systemen in te zetten, maar vaak kun je met een simpele analyse van je bedrijfsprocessen al veel leren.
Stap 3: analyseer je bedrijfsprocessen
De echte inzichten om je bedrijfsprocessen te verbeteren, komen pas als je de data goed bekijkt. Hier hoef je geen data scientist voor te zijn. Stel jezelf simpele vragen en kijk of je patronen kunt ontdekken:
• Welke producten of diensten doen het goed en welke minder?
• Waar in je processen gaat veel tijd verloren?
• Waar zitten de grootste kostenposten?
• Wat zijn de drukste tijden? Kun je daar je personeel slimmer op indelen?
Er zijn veel tools beschikbaar, zoals Excel, Google Data Studio of Power BI, waarmee je data overzichtelijk kunt maken. En er zijn zelfs AI-tools om je te helpen met de analyse van je data. Heb je hulp nodig bij het kiezen van de juiste tools? Bel mij gerust op. Ik geef je graag advies.
Voorbeeld:
Het productiebedrijf dat bezig was met zijn resource planning? Hij ontdekte dat hij zijn personeel veel slimmer kon inzetten. Door zijn personeel een label mee te geven van taken waar zij goed in zijn, zag hij veel sneller welke mensen op welke plek het beste ingedeeld konden worden. Een AI-systeem maakt uiteindelijk de beste planning voor hem. Zo zorgden de juiste data dat hij de kracht van zijn mensen beter kon benutten én zijn planning veel sneller gedaan is.
Stap 4: zet je inzichten om in actie
Nu je inzichten hebt, kun je stappen zetten. Dit is het moment om je bedrijfsprocessen te automatiseren of aanpassingen te doen die ze efficiënter maken.
Voorraadbeheer: bestel alleen wat je echt nodig hebt, gebaseerd op je verkoopdata. Zo hoef je ook geen ‘nee’ te verkopen tijdens drukke momenten.
Automatiseren van processen: denk aan tools die automatisch klanten opvolgen of rapportages maken. Dit bespaart tijd, voorkomt fouten en biedt zelfs businesskansen.
Personeelsplanning: stem je planning af op de piek- en dalmomenten die je hebt ontdekt en deel de juiste mensen optimaal in.
Tip: kies één ding om mee te beginnen. Je hoeft niet meteen alles aan te passen. Ik zie in de praktijk dat kleine stappen vaak al veel winst opleveren.
Stap 5: houd het simpel en praktisch
Data inzetten betekent niet dat je direct een technisch expert hoeft te worden. Het draait om inzichten die je direct kunt gebruiken. Focus op één of twee processen, meet wat je doet en kijk of het werkt.
Voorbeeld:
Een bloemenwinkel die ik geholpen heb, begon met het digitaliseren van hun bestellingen. Ze hielden eerst alles handmatig bij, maar door een simpele tool in te zetten, konden ze meteen zien welke bloemen ze het meest verkochten en wanneer ze extra moesten bestellen. Zo verbeterden ze met data hun bedrijfsproces.
Stap 6: blijf evalueren en aanpassen
De wereld verandert en je bedrijf verandert mee. Blijf regelmatig naar je data kijken en ontdek hoe je bedrijfsprocessen verder kunt verbeteren. Soms kun je nieuwe inzichten krijgen door simpelweg iets anders te meten. Maar blijf ook op z’n tijd kijken naar de data waar je al bedrijfsprocessen mee verbeterd hebt. Want het gedrag van jouw klanten kan zomaar veranderen.
Tot slot: begin gewoon
Het gebruik van data om je bedrijfsprocessen te verbeteren, is echt niet moeilijk. Door stap voor stap te werken, kun je processen digitaliseren, automatiseren en systemen slimmer inrichten. Begin met wat je al hebt, stel een doel en ga ontdekken. Wedden dat je snel resultaten ziet?
Wil je sparren over hoe je data kunt inzetten om jouw bedrijfsprocessen te verbeteren? Of weet je niet waar je moet beginnen? Bel mij op, dan kijken we samen naar jouw organisatie en bedenk ik een aanpak die past bij jouw bedrijf. Je kunt mij vandaag nog bereiken op 06 – 237 53 181.
